Hoe zorg ik dat mijn boodschap beter overkomt bij de ander?
We appen, slacken, Zoomen, mailen en facetimen er wat op los met zijn allen. De rijkdom aan communicatietools voelt voor velen gemakkelijk en efficiënt. Toch is duidelijke communicatie vaak ver te zoeken, zowel bij fysieke ontmoetingen als bij gebruik van digitale hulpmiddelen. Terwijl juist dat zo’n essentieel onderdeel van leiderschap is.
Door Joris van de Griendt en Nart Wielaard
Je denkt dat je in gesprek met een teamlid je punt heel duidelijk hebt gemaakt. Maar een dag later heb je al het gevoel dat het helemaal niet is overgekomen. Dat is niet alleen frustrerend, maar ook schadelijk. Want als je succes wilt boeken – zowel persoonlijk als voor je team – is effectieve communicatie essentieel. En lastig, dat ook.
Voor een deel heeft dat te maken met hoe moderne technologie onze samenleving hyperefficiënt heeft gemaakt. Volgens sommigen is snelheid het grootste gif van de maatschappij. Maar communicatiestijl speelt ook een belangrijke rol: er is immers geen standaard succesrecept voor goede communicatie. De geschikte communicatiestijl, de toon en het medium hangen af van zowel de specifieke situatie – is het een regulier afdelingsoverleg of een slecht-nieuwsgesprek – als de persoonlijkheid van mensen – zit er een rustig introvert persoon tegenover je of een stuiterbal die niet van zijn mobiel kan afblijven. Different folks, different strokes.
Een ding is zeker: voor beter communiceren bestaat geen standaard verbeteraanpak. Toch kun je met een cursus werken aan de effectiviteit van je communicatie en valt er wel het een en ander over te zeggen. Te doen vooral. Na bijna veertig jaar ervaring met trainingen weten we bij vanHarte&Lingsma hoe we deelnemers bewust kunnen maken van hun eigen communicatie en geven we hen handvatten. Niet met het uitgangspunt om trucjes aan te leren, maar wel vanuit de gedachte dat het doorbreken van routines veel kan opleveren.
We stellen daarbij drie hoofdvragen centraal:
- Is er echt contact? (en voel je dat?)
- Wat is de intentie? (wat wil je bereiken in een gesprek en hou je dat scherp voor ogen)
- Is er ruimte voor communicatie? (voor jou en degene met wie je communiceert)
De ervaring van een training effectieve communicatie past natuurlijk niet in een artikel. Maar we kunnen wel wat handvatten delen waar je direct mee aan de slag kunt.
1. Dwing ruimte af om effectief te communiceren
Naar verluidt had de voormalige Duitse bondskanselier Angela Merkel de gewoonte om niet binnen 24 uur te reageren op een mail. Dat zou best een urban legend kunnen zijn maar de kern blijft overeind, juist in een tijd waarin niet altijd ruimte bestaat voor reflectie. Het kiezen voor instant oplossingen of antwoorden is niet altijd nodig en werkt soms zelfs averechts.
Je kunt ook juist heel bewust tijd nemen en daarmee ruimte voor echte communicatie scheppen. Bijvoorbeeld door bewust alle digitale tools uit te zetten. Door te mediteren. Of door andere interventie die je helpt om automatismen te doorbreken.
Wat kan het je opleveren? Een zee van ruimte om echt contact te maken met een ander. Mits die ander je ook die ruimte geeft. Maar ook daar kun je wat aan doen. In een gesprek kun je bijvoorbeeld expliciet beginnen met een check in. Of je kunt voorstellen om even samen een wandeling te maken. Wat ook helpt: expliciet oogcontact zoeken en dat even vasthouden. Bijna tot het ongemakkelijk wordt.
2. Koester je ongemak en maak daarmee ruimte voor betere communicatie
Over dat ongemak: dat kan een prima voedingsbodem zijn om iets te leren.
Probeer bijvoorbeeld eens in een gesprek een stilte van een paar seconden in te lassen om daarmee te kijken hoe de ander reageert. Daar komt soms wel wat techniek bij kijken. Als je bijvoorbeeld na een inhoudelijk betoog eindigt met de opmerking ‘ik vind dat we hier iets mee moeten doen…’ dan ligt de bal bij jou. Maar als je afsluit met vraag ‘hoe denk jij erover?’, dan ervaart de ander opeens veel ruimte om het probleem op te pakken.
Stiltes zijn superongemakkelijk maar ook supereffectief voor de communicatie. Een paar seconden stilte kan voelen als een eeuwigheid, maar kan uiterst effectief zijn om de boodschap bij de ander te laten landen. Het voelen van ongemak is vaak een waardevolle leerervaring.
3. Denk aan je intentie met je boodschap
Ga bij jezelf na wat je wil bereiken als je met iemand communiceert. Wil je een inhoudelijk antwoord op een vraag? Wil je een duidelijk signaal afgeven over bepaalde gedragingen? Wil je harde afspraken maken over deadlines?
Grofweg zijn er eigenlijk maar twee mogelijkheden: je kunt een boodschap zenden of een vraag stellen. Maar in de praktijk komt er meer bij kijken om de intentie scherp te krijgen. Vaak staan mensen helemaal niet stil bij wat ze willen bereiken in een gesprek. De intentie kan inhoudelijk zijn: je wilt bijvoorbeeld een deadline verschuiven. De intentie kan ook meer vanuit jezelf komen. Je wilt graag gezien worden en wil een punt maken. Het wordt complexer als je beide intenties tegelijk hebt, of als je niet precies weet wat je intentie is omdat het nog in je onderbewustzijn zit. Bijvoorbeeld: je zegt tegen een collega, voorafgaand aan een meeting: ‘Ze zullen het vast niet snappen’. Wat je eigenlijk wil zeggen is: ‘Ik vind het niet fijn vind dat er vaak onbegrip is.’
Hoe dan ook: het helpt als je vooraf goed nadenkt over je intentie en je boodschap daarop afstemt. Als je dit onder de knie krijgt, krijg je simpelweg meer gedaan.
4. Luister om te leren en vergroot daarmee het effect van je communicatie
In een verkiezingsdebat draait het vaak om de winst. Maar de meeste gesprekken zijn geen verkiezingsdebatten. Daardoor kan het streven naar ‘winst’ juist verschrikkelijk uitpakken, zeker als je een leidinggevende positie hebt.
Het simpele feit dat je leider bent, zorgt ervoor dat mensen in zijn jouw team bepaald gedrag vertonen. Daarom is het als leider belangrijk om mensen om je heen te verzamelen die je een eerlijke spiegel voorhouden en om in gesprekken met medewerkers diepgaand te luisteren. Met name op dat laatste aspect is vaak veel te halen. We zijn in gesprekken vaak geneigd om direct in de analysemodus schieten, oplossingen aan te dragen of weerwoord te bieden. Luisteren om te antwoorden dus. Maar het kan veel meer opleveren als je luistert om te leren.
Het effect van goed luisteren op de effectiviteit van je communicatie wordt nogal eens onderschat. De gesprekspartner wil gewoon worden gehoord, en zelfs een gemeend ‘Jeetje’ kan wonderen doen. Als je echt laat doordringen wat de ander kwijt wil en vervolgens laat zien hoe alle perspectieven een rol hebben gespeeld in de afweging, wordt het gemakkelijker om een onplezierige beslissing te communiceren.
5. Blijf oefenen
Goede communicatie begint bij bewustwording. Maar het is ook niet meer dan het begin. Het levert pas echt wat op als je in de praktijk aan de slag gaat.
Hierbij is het zaak om vrijblijvendheid te vermijden. Je kun bijvoorbeeld met jezelf afspreken dat je in een bepaalde week vier keer een compliment wilt geven, dat ook echt bijhouden en reflecteren op hoe dat ging. Je zou bijvoorbeeld ook een lijstje bij je bureau kunnen ophangen, en jezelf dagelijks kunnen ‘scoren’ op hoe het luisteren je verging. Dat is niet alleen een spiegel die je prikkelt tot oefenen, maar ook nog eens een prima ijsbreker.
Hoe je structuur in je oefeningen aan wilt brengen is heel persoonlijk. Het is wel verstandig om niet meteen op alle aspecten tegelijk te oefenen. Kies één onderdeel, probeer iets uit en vraag er feedback op.
Wil je beter leren communiceren?
Beter communiceren vraagt om het doorbreken van patronen. Richard Fosbury werd tijdens de Olympische Spelen van 1968 door velen voor gek verklaard toen hij de ‘Fosbury Flop’ introduceerde, een compleet nieuwe manier van springen. Voor die tijd werd bij het hoogspringen eerst een been over de lat geslingerd. Daarna volgde zijdelings het lichaam. Fosbury sprong achterover, met eerst zijn hoofd en daarna zijn gekromde rug en benen. Hij won goud en de kritiek verstomde. Tegenwoordig springt iedereen op deze manier.
Er is moed voor nodig om je ingesleten patronen kritisch te bekijken en waar nodig te veranderen. Fosbury werd maandenlang weggehoond toen hij tijdens trainingen de nieuwe techniek toepaste. De kernvraag is dan ook: durf jij het aan?
Onze training Persoonlijke Communicatie en Interactie (voorheen KIG®) zou een goed begin kunnen zijn. Persoonlijke Communicatie en Interactie bewijst zich al sinds 1985 als een van de best gewaardeerde en meest effectieve communicatietrainingen die er zijn. Tijdens deze training verbeter jij communicatie en effectiviteit voor de rest van je leven.